Indirizzi aziendali: Agenzie di eventi

Informazioni sul settore Agenzie di eventi

Le agenzie di eventi organizzano e coordinano manifestazioni per conto di altri: congressi e convention aziendali, lanci di prodotto, fiere, matrimoni, feste private, concerti e iniziative culturali. Il campo è vario, e con esso le dimensioni: si va dal singolo event planner con partita IVA all'agenzia strutturata con un team che segue più progetti in parallelo. Il lavoro è fatto di coordinamento — location, catering, allestimenti, fornitori tecnici, personale — e di gestione di scadenze rigide, perché un evento ha una data che non si sposta. La stagionalità pesa, con periodi di picco concentrati, e il margine si gioca sulla capacità di tenere insieme budget, tempi e imprevisti dell'ultimo minuto. È un settore di relazioni, dove l'agenzia funge da regista tra il cliente e una rete di fornitori esterni.

Ed è proprio questa rete a rendere gli indirizzi utili a chi vende. Un'agenzia di eventi acquista o subappalta in continuazione: noleggio di audio, luci, palchi e strutture, service tecnici, catering e banqueting, allestimenti e scenografie, arredo e mobilio per eventi, stampa di materiali e gadget personalizzati. Servono hostess e steward, sicurezza, fotografi e videomaker, artisti e intrattenimento. Sul piano operativo cercano software di project management e di ticketing, assicurazioni per la responsabilità sugli eventi, soluzioni per la registrazione dei partecipanti. Chi offre uno di questi servizi trova nell'agenzia un cliente che ordina più volte l'anno, non una sola volta, e che a sua volta porta volumi legati a ogni singolo evento.

Il settore ha i suoi appuntamenti, e gli indirizzi servono anche a giocarseli bene. In Italia esistono fiere ed eventi dedicati al mondo del MICE, del wedding e dell'intrattenimento, oltre a workshop e incontri di categoria dove agenzie e fornitori si cercano a vicenda. Chi espone può usare i contatti per inviare un invito mirato al proprio stand nelle settimane precedenti, magari concentrandolo sulle aree più rappresentate. E chi non espone può comunque sfruttare il periodo: un mailing di follow-up nei giorni successivi, rivolto alle agenzie che tipicamente frequentano quegli appuntamenti, arriva quando l'attenzione del settore è già rivolta a fornitori e novità. Telefono per l'aggancio, e-mail per il materiale di approfondimento.

I numeri dell'elenco sono questi: 12.386 indirizzi di agenzie di eventi in Italia. Di questi, 11.432 hanno un numero di telefono, 9.027 un sito web e 6.357 un indirizzo e-mail. La copertura e-mail qui è più ampia che in molte altre categorie, oltre la metà del totale, e questo rende sensata anche un'azione scritta accanto a quella telefonica. Le regioni più rappresentate sono Lombardia, Lazio e Campania, con Roma, Milano e Torino tra le città principali. Per pianificare una campagna significa poter combinare i due canali: telefono dove si vuole un contatto diretto e rapido, e-mail dove conviene presentare un portfolio o un listino che l'agenzia può guardare con calma. La concentrazione geografica permette di partire dalle aree più dense prima di allargare.